Privacybeleid.

1. Wie is verantwoordelijk?

Flamend & Partners BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van deze website en de eerste behandeling van een contactaanvraag worden verwerkt.

Maatschappelijke zetel

Bedrijvenpark HORIZON 4, Leuvensesteenweg 510 bus 32, 1930 Zaventem, België

Ondernemingsnummer

0537.614.283, RPR Brussel

Contact

cf@carineflamend.be · +32 2 720 10 48

Data Protection Officer

Matthias Dive, bereikbaar via cf@carineflamend.be

2. Waarop is dit beleid van toepassing?

Dit beleid heeft betrekking op:

• uw bezoek aan de website van Flamend & Partners;
• vragen die u indient via een contactformulier, e-mail of telefoon;
• het plannen van een afspraak via de optionele Google Calendar-module;
• uw cookie- en mediavoorkeuren;
• technische gegevens die nodig zijn om de website veilig en betrouwbaar aan te bieden.

Een contactaanvraag opent nog geen dossier. Wanneer het kantoor een opdracht uitdrukkelijk aanvaardt, kan aanvullende informatie over de verwerking binnen de advocaat-cliëntrelatie worden verstrekt. Op die verwerking zijn ook het beroepsgeheim, deontologische regels en wettelijke dossierplichten van toepassing.

3. Welke gegevens verwerken we?

Gegevens die u zelf verstrekt

• identificatie- en contactgegevens, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer;
• de door u gekozen taal, het betrokken rechtsgebied en een eventuele urgente datum;
• de inhoud van uw vraag of korte omschrijving van uw situatie;
• afspraakgegevens die u rechtstreeks in Google Calendar invoert;
• verdere correspondentie die nodig is om uw vraag te beantwoorden.

Technische gegevens

De hostingomgeving kan onder meer IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browserinformatie, verwijzende pagina en beveiligingsgebeurtenissen verwerken in technische logbestanden. Uw cookievoorkeur wordt lokaal in uw browser opgeslagen met een datum, vervaldatum en beleidsversie.

Gevoelige of strafrechtelijke gegevens

Een juridische vraag kan informatie bevatten over gezondheid, gezin, financiën, strafrechtelijke feiten of andere gevoelige omstandigheden. Stuur via een openbaar webformulier geen vertrouwelijke documenten en beperk uw beschrijving tot wat nodig is om de eerste vraag te begrijpen. Als zulke gegevens toch worden ontvangen en relevant zijn, verwerken we ze alleen binnen de toepasselijke wettelijke uitzonderingen, onder meer voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen en met respect voor het beroepsgeheim.

4. Waarom verwerken we gegevens?

Voor optionele cookies, externe media, analyse en marketing kunt u toestemming weigeren zonder dat de gewone website of de rechtstreekse contactmogelijkheden worden geblokkeerd. U kunt toestemming altijd intrekken.

5. Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?

Toegang blijft beperkt tot wie de gegevens nodig heeft voor zijn of haar taak. Dat kan gaan om:

• advocaten en bevoegde medewerkers van Flamend & Partners;
• Netlify als hosting-, formulier- en technische infrastructuurleverancier;
• IT-, beveiligings- en websiteleveranciers die onder passende vertrouwelijkheidsafspraken werken;
• Google Ireland Limited wanneer u Google Maps of Google Calendar activeert;
• Google of Meta wanneer analyse- of marketingdiensten later worden geactiveerd en u daarmee instemt;
• overheden, toezichthouders of gerechtelijke instanties wanneer de wet dat vereist;
• beroepsbeoefenaars of dienstverleners die nodig zijn voor een aanvaarde opdracht, binnen het beroepsgeheim.

We verkopen uw persoonsgegevens niet. Google Tag Manager, indien later gebruikt, is alleen een beheersysteem voor tags. Welke gegevensverwerking plaatsvindt, wordt bepaald door de tags die erin worden opgenomen en door uw toestemming.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische leveranciers kunnen gegevens verwerken in landen buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder de Verenigde Staten. Wanneer zo'n doorgifte plaatsvindt, gebruiken we een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, deelname van de ontvanger aan het EU-VS Data Privacy Framework of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Waar nodig worden aanvullende technische en organisatorische maatregelen beoordeeld.

Meer informatie over de garanties van een concrete leverancier kunt u opvragen viacf@carineflamend.be.

7. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze werden verzameld:

• een contactaanvraag die niet tot een dossier leidt, wordt in beginsel uiterlijk twaalf maanden na de laatste inhoudelijke communicatie verwijderd of geminimaliseerd;
• beperkte gegevens die nodig zijn voor een belangenconflict, klacht of rechtsvordering kunnen langer worden bewaard volgens de toepasselijke verjarings-, bewijs- en deontologische termijnen;
• gegevens van een aanvaard dossier volgen de wettelijke, contractuele en deontologische bewaartermijnen die voor advocatendossiers gelden;
• technische beveiligingslogs worden bewaard zolang dat nodig is voor beveiliging en foutonderzoek;
• uw cookievoorkeur vervalt uiterlijk na zes maanden, waarna opnieuw een keuze wordt gevraagd.

Wanneer een wettelijke bewaarplicht of een lopend geschil langere bewaring vereist, beperken we het gebruik tot dat doel.

8. Beveiliging en beroepsgeheim

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking. Daarbij horen toegangsbeperking, vertrouwelijkheidsverplichtingen, beveiligde verbindingen, leveranciersbeheer en procedures voor incidenten en privacyverzoeken.

Geen enkel online systeem is volledig risicovrij. Een webformulier is daarom niet bedoeld voor omvangrijke of zeer vertrouwelijke stukken. Neem eerst telefonisch of per e-mail contact op om een geschikt overdrachtskanaal af te spreken. Het beroepsgeheim geldt binnen de grenzen van de wet en de deontologische regels zodra informatie in de professionele hoedanigheid van advocaat wordt ontvangen.

Deze website neemt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen voor u hebben en doet niet aan profilering voor de aanvaarding van dossiers.

9. Welke rechten heeft u?

Afhankelijk van de situatie kunt u vragen om:

• inzage in uw persoonsgegevens en een kopie daarvan;
• verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
• wissing van gegevens wanneer geen geldige reden voor verdere verwerking bestaat;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• overdraagbaarheid van gegevens die u verstrekte en geautomatiseerd worden verwerkt;
• intrekking van toestemming, zonder afbreuk aan eerdere rechtmatige verwerking.

Stuur uw verzoek naar cf@carineflamend.be. Om gegevens veilig te houden, kunnen we redelijke informatie vragen om uw identiteit en bevoegdheid te bevestigen. We antwoorden in beginsel binnen één maand. Bij een complex of omvangrijk verzoek kan die termijn volgens de AVG worden verlengd. Rechten zijn niet absoluut: onder meer het beroepsgeheim, rechten van anderen, wettelijke bewaarplichten en de bescherming van rechtsvorderingen kunnen een beperking rechtvaardigen.

10. Vragen, klachten en wijzigingen

Een vraag over privacy kunt u richten aan Matthias Dive viacf@carineflamend.be of per post aan de maatschappelijke zetel. We zoeken graag eerst samen naar een duidelijk antwoord.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij deGegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. U kunt eveneens terecht bij de toezichthouder van uw gewone verblijfplaats, werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk.

We kunnen dit beleid aanpassen wanneer de website, wetgeving of gebruikte dienstverleners wijzigen. De meest recente versie staat steeds op deze pagina. Bij een belangrijke wijziging vragen we waar nodig opnieuw toestemming.